JUSA Tools-Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die JUSA Tools-Apps, den JUSA Tools-Webzugang sowie die zugehörigen Konto-, Abrechnungs-, Synchronisations-, KI- und Exportfunktionen. Für die öffentliche JUSA-Website gilt die allgemeine Datenschutzerklärung.

2. Rollen bei Privatpersonen und Organisationen

JUSA Tools kann von Privatpersonen und Organisationen erworben und genutzt werden. Für Konto-, Vertrags-, Abrechnungs-, Sicherheits- und Nutzungsdaten sind wir grundsätzlich Verantwortlicher. Nutzt ein Kunde JUSA Tools in einem beruflichen oder organisatorischen Zusammenhang und enthalten Berichte, Fotos, Dateien, Sprachaufnahmen oder andere bereitgestellte Inhalte personenbezogene Daten, bestimmt der Kunde regelmäßig die Zwecke dieser Verarbeitung und wir verarbeiten die Inhalte nach seinen dokumentierten Weisungen. Kunden und Nutzer bleiben für erforderliche Rechte und Berechtigungen an den bereitgestellten Inhalten verantwortlich.

3. Verarbeitete Daten

• Konto und Organisation: E-Mail-Adresse, interne Konto- und Nutzerkennungen, Authentifizierungsstatus, Organisationen, Arbeitsbereiche, Rollen, Einladungen und Berechtigungen.
• Berichts- und Projektdaten: Berichte, Formulare und Vorlagen, Notizen, Fotos, PDFs und andere Dateien, Sprachaufnahmen und Transkripte, Markierungen, Pins, Beschriftungen und Exporteinstellungen.
• Synchronisations- und Betriebsdaten: Gerätekennungen, Änderungen, Synchronisations- und Löschstatus, Zeitpunkte, technische Fehler- und Sicherheitsdaten sowie IP-Adresse beim Serverzugriff.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Tarif, Berechtigungen, Speicher- und KI-Nutzung, Transaktionen, Rechnungs- und Abonnementstatus sowie von Stripe bereitgestellte Zahlungsreferenzen. Vollständige Kartendaten erhalten wir nicht.
• Supportdaten: Inhalte Ihrer Anfrage und nur soweit für die Bearbeitung erforderlich und freigegeben technische Informationen oder betroffene Produktdaten.

4. Lokale Daten und Geräteberechtigungen

Bestehende, ausschließlich auf dem Gerät gespeicherte Berichte und zugehörige Dateien bleiben grundsätzlich auf dem verwendeten Gerät. Für diesen Arbeitsbereich werden weder PowerSync noch eine dauerhafte Speicherung von Berichts- und Dateidaten bei Supabase verwendet. Lokale Daten können jedoch in Geräte- oder Betriebssystem-Backups enthalten sein, wenn Sie solche Backups aktiviert haben.

Kamera, Foto- oder Dateizugriff und Mikrofon werden nur für eine von Ihnen gestartete Aufnahme, Auswahl oder Bearbeitung verwendet und unterliegen den Berechtigungen des Betriebssystems. Auch bei ausschließlich auf dem Gerät gespeicherten Inhalten werden die erforderlichen Daten online verarbeitet, wenn Sie eine KI-, Transkriptions- oder Exportfunktion starten. Vor einer Migration in einen synchronisierten Arbeitsbereich wird eine ausdrückliche Produktfreigabe verlangt.

5. Cloud-Speicherung und Synchronisierung

Bei der Synchronisierung werden Konto-, Arbeitsbereichs-, Berechtigungs-, Berichts- und Dateidaten innerhalb der Europäischen Union gespeichert. PowerSync synchronisiert die für den jeweiligen Nutzer freigegebenen Daten zwischen Cloud und Geräten.

5a. Optionaler Kontaktimport von Google und Microsoft

Wenn Sie in der JUSA Tools Web-App einen Kontaktimport starten, wählen Sie ein Google- oder Microsoft-Konto und erlauben einen ausschließlich lesenden Zugriff. Für die Importvorschau und die Erkennung möglicher Duplikate lesen wir die Kontoidentität und die verfügbaren Kontaktnamen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Postanschriften, Unternehmen, Berufsbezeichnungen, Abteilungen, Notizen sowie Kontaktgruppen oder Ordner. Es handelt sich um einen einmaligen Import, nicht um eine laufende Synchronisierung. Kontakte in Ihrem Google- oder Microsoft-Konto werden von uns weder geändert noch gelöscht.

Die Anbieterdaten werden in Ihrem Browser gelesen. Nur die von Ihnen ausgewählten und bestätigten Kontakte und Änderungen werden im JUSA-Arbeitsbereich gespeichert. Hinzu kommen Anbieterreferenzen und eine Importhistorie für wiederholte Importe und das Rückgängigmachen unter Berücksichtigung späterer Änderungen. Gespeicherte Kontakte stehen berechtigten Mitgliedern des Arbeitsbereichs zur Verfügung und werden von den unten genannten Speicher- und Synchronisationsanbietern verarbeitet. Nicht ausgewählte Kontaktdetails werden nicht auf unseren Servern gespeichert; die Importhistorie kann für übersprungene Einträge eine Quellkennung und das Ergebnis enthalten. Zugriffstoken bleiben vorübergehend im Browserspeicher, werden weder an unser Backend gesendet noch in Importdatensätzen gespeichert und nach dem Versuch entfernt; der Google-Zugriff wird nach dem Lesen außerdem widerrufen.

Importierte Kontakte können Sie über die Kontakt- und Importhistorienfunktionen entfernen, soweit Ihre Berechtigungen und spätere Änderungen dies zulassen. Für gespeicherte Kontakte gelten die unten beschriebenen Speicher- und Löschregeln des Arbeitsbereichs. Ein Widerruf des Zugriffs in Ihrem Google- oder Microsoft-Konto verhindert weitere autorisierte Lesezugriffe, löscht jedoch nicht automatisch bereits in JUSA Tools gespeicherte Kopien. Für Löschanfragen nutzen Sie die Produktfunktionen oder kontaktieren uns unter der oben angegebenen Adresse.

Wir verwenden Google-Nutzerdaten ausschließlich für diese sichtbaren Kontaktfunktionen. Wir verkaufen sie nicht und nutzen sie weder für Werbung oder Kreditentscheidungen noch zum Training allgemeiner KI-Modelle. Die Nutzung und Weitergabe von Informationen aus Google APIs erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich ihrer Limited-Use-Anforderungen. Google und Microsoft verarbeiten Anmeldung und Autorisierung außerdem nach ihren eigenen Datenschutzerklärungen.

6. Online-KI, Transkription und Exporte

Textverbesserung, Titelgenerierung, Transkription und Transkriptverbesserung werden nur auf Ihre Anforderung ausgeführt. Dabei wird der erforderliche Text, das Audio oder Transkript an Microsoft Azure OpenAI Service übermittelt und innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

Microsoft prüft Inhalte automatisiert auf möglichen Missbrauch. Markierte Inhalte können innerhalb der Europäischen Union vorübergehend für eine menschliche Prüfung gespeichert werden.

Für die Erstellung von DOCX- oder PDF-Dateien werden die ausgewählten Berichtsinhalte und Layouteinstellungen online verarbeitet. Temporäre Exportdateien werden nur für die Bereitstellung des Downloads gespeichert.

7. Abrechnung über Stripe

Wenn Sie ein Abonnement, zusätzlichen Speicher oder KI-Guthaben buchen oder das Abrechnungsportal öffnen, übermitteln wir erforderliche Konto-, Tarif- und Transaktionsdaten an Stripe Payments Europe, Limited, Irland. Stripe verarbeitet insbesondere Kontakt- und Rechnungsdaten, Zahlungsinstrumentdaten, IP-Adresse, Geräte- und Betrugspräventionsdaten. Stripe kann Daten für bestimmte gesetzliche, regulatorische und sicherheitsbezogene Zwecke auch in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.

8. Rechtsgrundlagen und Zwecke

• Bereitstellung von Konto, Synchronisation, Speicherung, Zusammenarbeit, Export, KI-Funktionen und Abrechnung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Durchführung unseres Vertrags mit Ihrem Unternehmen.
• Authentifizierung, Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse, Dienstsicherheit sowie Durchsetzung von Rollen, Kontingenten und Löschstatus: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Produkts.
• Rechnungslegung, Steuer- und handelsrechtliche Nachweise: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Soweit wir Kundeninhalte als Auftragsverarbeiter verarbeiten, richten sich Zwecke und Rechtsgrundlagen nach den dokumentierten Weisungen und der Verantwortung des jeweiligen Kunden.

9. Empfänger und Infrastruktur

• Supabase: Authentifizierung sowie Speicherung von Konto-, Berichts- und Dateidaten.
• PowerSync / Journey Mobile, Inc. DBA PowerSync: Synchronisation freigegebener Daten zwischen Cloud und Geräten.
• Fly.io: Betrieb der JUSA Tools-Onlinedienste.
• Microsoft Azure: Verarbeitung bewusst gestarteter KI- und Transkriptionsanfragen.
• Stripe Payments Europe, Limited, Irland: Checkout, Abonnements, Rechnungen, Zahlungsportal sowie Zahlungs- und Betrugsprävention.

Die genannten Dienste verarbeiten die zentralen JUSA Tools-Daten innerhalb der Europäischen Union. Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit verbundene Unternehmen oder Unterauftragsverarbeiter Daten in Drittländern verarbeiten, gelten die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO. Als Grundlage dienen insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse einschließlich des EU-US Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen. Weitere Informationen bieten Supabase, PowerSync, Fly.io, Microsoft und Stripe.

10. Speicherdauer und Löschung

• Ausschließlich auf dem Gerät gespeicherte Daten bleiben auf Ihrem Gerät, bis Sie sie in der App, über das Betriebssystem oder durch Deinstallation und Löschung der App-Daten entfernen.
• Neue Testphasen ohne Kreditkarte dauern 14 Tage. Ohne ausdrückliche Bestellung entsteht kein kostenpflichtiges Abonnement. Nach Ablauf bleiben vorhandene synchronisierte Inhalte während einer 30-tägigen Wiederherstellungsfrist lesbar. Ein bestätigter Kauf mit ausstehender Zahlung kann einmalig eine begrenzte Zahlungsfrist erhalten; das genaue Ende wird im Konto angezeigt. Nach Ende der Wiederherstellungsfrist werden dieser Testarbeitsbereich und seine Cloud-Dateien automatisiert bereinigt. Ihr Anmeldekonto und andere Arbeitsbereiche bleiben bestehen. Ausschließlich auf dem Gerät gespeicherte Inhalte verbleiben auf Ihrem Gerät. Hinweise zur Testphase und Zahlung gehen an den aktuellen Hauptinhaber.
• Bei bestehenden Abonnements und Testphasen mit hinterlegter Kreditkarte löscht die Kündigung eines Abonnements das Konto nicht sofort. Der bezahlte Zugang beziehungsweise die Testphase läuft bis zum maßgeblichen Periodenende bei Stripe weiter. Danach bewahren wir synchronisierte Produktdaten 30 Tage zur Wiederherstellung auf. In dieser Zeit können Sie den Zugang durch ein neues Abo wiederherstellen oder Ihre Daten auf der Kontoseite herunterladen. Anschließend beginnt die automatisierte Löschung von Produktdaten, Cloud-Dateien und Anmeldeidentität.
• Ein ausdrücklicher Antrag auf Kontolöschung sperrt den Zugang sofort und kann sieben Tage lang widerrufen werden, bevor die dauerhafte Löschung beginnt. Abokündigung und Kontolöschung sind getrennte Vorgänge.
• Minimale Löschmarkierungen, die eine Wiederherstellung gelöschter Datensätze durch alte oder zeitweise offline verwendete Geräte verhindern, bleiben mindestens 90 Tage bestehen. Sie enthalten keine Berichtsinhalte.
• Ersetzte oder gelöschte Quelldateien werden nach Wegfall aktiver Referenzen nach 30 Tagen gelöscht. Temporäre Exportdownloads laufen nach 24 Stunden ab.
• Vertrags-, Rechnungs-, Sicherheits-, Einwilligungs- und Missbrauchsnachweise speichern wir, solange sie für gesetzliche Pflichten, die Vertragsdurchführung oder die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Löschungen können in verschlüsselten Sicherungskopien und bei eingebundenen Auftragsverarbeitern bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Sicherungs- und Löschzyklen fortbestehen. Bei einem Löschantrag prüfen wir zudem, ob Rechte Dritter oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der DSGVO haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Betrifft Ihre Anfrage Inhalte, die Ihr Arbeitgeber oder ein anderer JUSA Tools-Kunde in eigener Verantwortung verarbeitet, wenden Sie sich bitte zunächst an diesen Kunden. Wir unterstützen ihn bei der Bearbeitung. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

12. Datenschutzanfragen und Änderungen

Angemeldete Nutzer können eine kontobezogene Auskunfts- und Datenübertragbarkeitskopie herunterladen oder die Kontolöschung direkt auf der Kontoseite anfordern. Der Download enthält Authentifizierungs-, Einstellungs-, Mitgliedschafts- und Datenschutzverlaufsdaten. Ausschließlich auf dem Gerät gespeicherte Daten sind nicht enthalten, weil JUSA sie nicht speichert. Inhalte und Abrechnung eines Organisations-Arbeitsbereichs werden über die für diese Verarbeitung verantwortliche Organisation bereitgestellt.

Für Berichtigung, Einschränkung, Widerspruch, organisationsbezogene, durch Bevollmächtigte gestellte oder sonstige besondere Anfragen kontaktieren Sie kontakt@jusa.io. Zur Vermeidung unbefugter Auskünfte können wir einen geeigneten Nachweis Ihrer Identität verlangen.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich JUSA Tools, eingesetzte Anbieter oder rechtliche Anforderungen wesentlich ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite verfügbar.